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啟動OA  推進醫院數字化辦公
作者:yitong 加入日期:2012-4-25 8:27:50 查看人數:9038

啟動OA  推進醫院辦公自動化

9月13日,牡丹江市腫瘤醫院辦公自動化系統建設啟動大會在五樓大會議室召開。這是牡丹江市腫瘤醫院積極推進信息化建設項目工程,努力打造數字化醫院的又一重大舉措,這也標志著為期三年的醫院信息化建設規劃第二階段進入了攻堅階段。大會由副院長譚國臣主持。

辦公室自動化是近年隨著計算機科學發展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱Office Automation,縮寫為 OA。辦公室自動化系統一般指實現辦公室內事務性工作的自動化。通常辦公室的業務,主要是進行大量文件的處理,起草文件、通知、各種業務文本,查詢本部門文件和外來文件,產生文件復件等等。力求實現迅速、全方位的信息采集、信息處理,為醫院的管理和決策提供科學的依據。

我院OA系統的建設是在理順和規范管理流程的基礎上進行的,這一量身定做的OA系統軟件,以“工作流”為引擎、以“知識文檔”為容器、以“信息門戶 ”為窗口,使醫院內部人員方便快捷地共享信息,高效地協同工作,改變過去復雜、低效的手工辦公方式。其方便、快捷、實用、人性化的特點更加明顯。初步設計的框架有:我的辦公桌、工作流程、公文收發、考勤管理、組織機構、文件中心、信息交流、通訊錄等。其會議通知、文件收發、網絡會議、無記名投票、考勤呈報、請假審批、公示板、電子刊物等功能,使我們的辦公環境發生了質的飛躍。

這次我們開發的OA系統有六個方面的功能: 

  (一)建立內部的通信平臺。建立組織內部的郵件系統,如:內部郵件、內部短信、文件柜、聊天室等,使組織內部的通信和信息交流快捷通暢, 

  (二)建立信息發布的平臺。在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所,例如電子公告、電子論壇、電子刊物,使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在醫院內部得到廣泛的傳播,使員工能夠了解單位的發展動態。 

  (三)實現工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤,解決多崗位、多部門之間的協同工作問題,實現高效率的協作。例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等,都是一些流程化的工作,通過實現工作流程的自動化,就可以規范各項工作,提高協同工作的效率。 

  (四)實現文檔管理的自動化。可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、共享和使用,并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔,在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此,文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外,在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了,需要什么東西不能及時找到,甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現電子化,通過電子文件柜的形式實現文檔的保管,按權限進行使用和共享。實現辦公自動化以后,如單位來了一個新員工,只要管理員給他注冊一個身份文件,給他一個口令,自己上網就可以看到這個單位積累下來的東西,規章制度、各種文件等等,只要身份符合權限可以閱覽的范圍,他自然而然都能看到,這樣就減少了很多培訓環節。 

  (五)輔助辦公。牽涉的內容比較多,像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公,實現了這些輔助辦公的自動化。 

(六)信息集成。通過集成使業務系統的信息在OA上體現,使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息,提高整體的反應速度和決策能力。 

本次我們與軟件公司建立了聯合開發的平臺,其模式創建貼近醫院的管理流程和辦公人員的習慣。強大的功能必將搭建得心應手的工作環境,大幅度提高工作效率,并通過流程再造,加快制度化建設,優化管理流程,實現醫院管理的提檔升級,為醫院做強、做大、做精提供保障性支持。

信息科 蘇大鵬

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